Administrator

Administratorjevo delo je sestavljeno iz raznih nalog, med katere spada tudi sprejemanje, pregled in odpiranje pošte. Med njegove naloge spada prevzem poštnih pošiljk in pisem ter vodenje evidence o prejeti in poslani pošti, razvrščanje pošte glede na naslovnika ali oddelek ter komunikacija s kurirjem. Med glavne naloge spada tudi poslovno komuniciranje preko elektronske pošte in telefona. Administrator sprejme telefonski pogovor in ga posreduje zahtevani osebi. Delovna naloga administratorja je tudi vodenje enostavnih kadrovskih in finančnih evidenc ter vnašanje pridobljenih podatkov v bazo. Poleg že omenjenih nalog pa je zadolžen tudi za izpolnjevanje obrazcev, prepisovanje dopisov, fotokopiranje gradiv in urejanje besedil.

Administrator pri svojem delu uporablja osebni računalnik, telefon, kalkulator, fotokopirni stroj in ostale elektronske naprave. Med delovne pripomočke spadajo tudi ostale pisarniške potrebščine – npr. papir, svinčniki, škarje, tiskalnik, vložne mape in drugo.

Administrator ustvarja preglednice, dopise, baze podatkov, evidence in fotokopije delovnih materialov. Nekatere evidence ali preglednice so enkratne ali se zaključujejo mesečno, medtem ko je druge potrebno posodabljati sproti. Med tiste s stalnim posodabljanjem spadajo tudi baze podatkov. Pridobljene podatke je potrebno obdelati in jih združiti na osnovi različnih kriterijev in formul. Pri posredovanju informacij preko telefonskih pogovorov je zahtevana razumljivost in natančnost.

Administrator mora biti samostojen, komunikativen, samoiniciativen, biti mora prilagodljiv in vedno pripravljen pomagati. Znati mora delovati v skupini, se truditi za visoko kakovost opravljenega dela, prav tako pa mora prepoznavati pomembnost svojega prispevka k skupnemu delu. Delo mora biti opravljeno natančno in v določenem časovnem okviru. Administrator mora biti natančen, imeti mora dobre delovne navade in občutek pripadnosti podjetju.

Potrebna je previdnost pri delu s pisarniškimi napravami ter skrb za dober vid, saj delo večinoma poteka za osebnim računalnikom, kar lahko vid poslabša.

Administrator se izobražuje na triletni poklicni šoli. Če se odloči za nadaljevanje izobraževanja, lahko pridobi naziv ekonomski tehnik.

Administrator se za svoj poklic izobražuje na srednji poklicni šoli, kjer se priuči osnov komunikacije in spozna predpise o pisarniškem poslovanju, se izuri v osnovah računalništva in uporabi programov za urejanje besedil. V izobraževalni program so vključene tudi osnove finančnega knjigovodstva in poslovne matematike ter uporaba elektronskih medijev. Določena delovna mesta zahtevajo tudi izpit za vožnjo z motornimi vozili. Delo administratorja je odvisno od naročil, nadrejena oseba pa je vodja tajništva.

Administrator mora dobro razumeti navodila in informacije, biti mora prilagodljiv in iznajdljiv, saj se pri delu lahko pojavijo nepredvidene težave. Pri poslovnem komuniciranju je nujno potrebno jasno in razločno izražanje ter strnjeno podajanje informacij. Delo administratorja ponavadi poteka v pisarni, občasno pa tudi na terenu (prevzem pošiljk ali naročil).

Administrator se lahko zaposli v velikih podjetjih, ki se ukvarjajo z obdelavo podatkov, ki so lahko v pisni ali številčni obliki. Administrator lahko opravlja delo zapisnikarja, kar pogosto poteka na sodišču. Lahko se zaposli tudi na upravni enoti, kjer deluje kot upravnik ali pa dela v tajništvu.

Administrator se ukvarja z obdelavo podatkov, prevzemom pošte, sprejemanjem klicev in ostalimi administrativnimi deli. Lahko se ukvarja tudi s pisarniškim poslovanjem, piše in ureja dopise ter preglednice ali skrbi za uporabo elektronskih medijev. Administrator lahko opravlja tudi druga tajniška dela.

Administratorjevo delo večinoma poteka v zaprtem prostoru, v pisarni, kjer je lahko izpostavljen hrupu ali prepihu. Naloge administratorja večinoma potekajo v sedečem položaju, določene pa potekajo tudi stoje, npr. fotokopiranje ali prevzem in sortiranje poštnih pošiljk. Administratorjevo delo lahko vpliva na njegov vid, saj zahteva pozorno gledanje in strmenje v zaslon računalnika.

Administrator se lahko poteguje za delovno mesto v različnih podjetjih, državnih, umetniških ali privatnih ustanovah ter za delo pri različnih organizacijah.